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簡報(PowerPoint)小技巧一.1. 言之有物：從某種角度來看，PowerPoint簡單上手的優點，也可能是它最大的缺點。不論建立引人注目的投影片和圖片有多麼簡單、多麼有趣，都千萬別忘了 PowerPoint 並不是獨立的。聽眾是為你而來，不是為了瞪著螢幕上的圖像而已。簡報資料要做得好，但是演說的內容也要一樣引人傾聽。PowerPoint並不會做簡報，PowerPoint只會做投影片。別忘記你做投影片的目的，是為了輔助口頭上的簡報。2. 保持單純：不論是PowerPoint還是其他簡報程式，我們大概都見過那種簡報者像是要向簡報程式求婚的情況。因為他會毫不保留地炫耀每個特殊效果、每種小工具，就像炫耀心上人一樣。但是，真正最有效的PowerPoint簡報，都是很簡單的：易懂的圖表、與演說內容相呼應的圖形等。有些專家建議每行不要超過五個字，每張投影片也不要超過五行字。不要用過多文字和圖形來做總結，不妨換個立場思考，真的需要把所有東西都放上螢幕嗎？3. 投影片裡少用數字：PowerPoint的魅力，就是能夠簡潔地傳達想法，以輔助演說的內容。但是如果同時出現太多數字和統計資料等等，情況就完全相反。一般來說，效果最佳的PowerPoint畫面，都不會帶有過多數字。取而代之的，是在事後另外發出較為深入說明的備忘稿。想要用PowerPoint強調某個統計資料的話，可以考慮改用圖形或圖像傳達。4. 最忌複頌PowerPoint：PowerPoint 使用者中，最普遍也最不好的習慣之一，就是直接唸出投影片上的文字。這不但是多餘的 (簡報者淪為切換投影片的工作人員)，而且不論簡報本身做得多美觀，結果都只會讓人覺得無聊。演說內容要能夠延伸討論螢幕上的內容，而不僅止於複頌，才能讓PowerPoint發揮最大的效用。套一句老生常談，簡報要與聽眾保持眼神的接觸，他們不是來看你的後腦勺的。5. 算準說話時間：另一個可能發生的問題，就是演說人在換新投影片的同時開始說話，這樣只會讓聽眾分心。精心設計的PowerPoint簡報，會先放上新投影片，讓聽眾有機會閱讀並消化內容之後，才開始討論、延伸及擴大螢幕上的主題。這是時機問題，千萬別和你的投影片搶鏡頭。6. 休息一下：再強調一次，當PowerPoint成為視覺輔助工具時，才能發揮最大效果。有經驗的PowerPoint使用者，不會怕讓螢幕暫時空白一陣子。這樣不但讓聽眾視覺上得到喘息的機會，也能把聽眾的心思帶回口頭上的互動，像是小組討論或是問答時間等。7. 使用亮麗色彩：在文字、圖形和背景間創造出較強烈的對比，也能有效傳達訊息和情感。8. 匯入其他圖像和圖形：不要只使用PowerPoint提供的內容，最好能利用外來的圖像、圖形和視訊等來加強變化，以提高簡報的吸引力。不時在簡報裡加上一兩段短片，不但可以傳達訊息，還能加點幽默，讓大家放鬆心情。9. 簡報完後才發備忘稿，不要在簡報時發：這一點有些人會反對，但是沒有人會喜歡對著一群正忙著看自己的結論的人說話。除非一定要讓大家能夠邊參考備忘稿邊聽取簡報，不然最好等到簡報結束後再發。10. 簡報前嚴格編審投影片：千萬不要忘了聽眾，完成PowerPoint投影片草稿之後，要假設自己就是聽眾之一，邊看著投影片邊聽著說明。如果有什麼感覺不對的、令人分心或混亂的東西，馬上刪掉。通常這麼做都能夠改善整個簡報。雖說PowerPoint內容是最重要的，但是口才也不能太差，否則很難贏得聽眾的心，不過口才經過訓練是可以改善的。最怕的是許多人不論事前準備有多充分，面臨上台那一刻，還是忍不住怯場、怕得發抖。記住簡報是你的表演舞臺，贏得聽眾的滿堂采抑或是鴉雀無聲的結束端看簡報者，還有要臨危不亂，不要因為投影片出錯等問題而慌了手腳。所謂熟能生巧，多做幾次簡報就不會怕了啦。二.報告前準備根據經驗，準備一場好的簡報的規畫流程包括：分析簡報對象、確定簡報目標、擬定簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式，最後進行預演及修正。就像是作文寫作一般，在初擬草稿、進行寫作時，必須符合起承轉合的階段，才能順利完成一個成功的簡報流程，所以，在比例的配合上，建議利用10%的時間進行簡報的開場(起)，接著，以40％的時間闡述簡報的主題及各項議題與問題（承），再以30％的時間進行解決方案的提供與意見的整合（轉），最後，利用20％的時間進行結論與衡量是否進行現場的即時QA（合）。報告中注意◎開場強而有力的開場白，能夠為簡報打好基礎、定好基調。開場白的主要訴求——也就是希望聽眾記住的金句。在整場簡報中，要做到下列幾件事：1.一次又一次講述這個主要訴求，至少要重複5到6遍。不斷重述，就能強化聽眾對主要訴求的印象。2.再三強調金句。最好能夠讓聽眾在向朋友說明這場簡報的內容時，用上這句主要訴求。◎主體提出論據、數字、實例及說明——這些內容要能符合以下幾點要求：1.支持主要訴求2.自然導入行動呼籲3.利用3項主要論述，每項論述包含3個能夠支持訴求的要點或例證理想上，這些素材應該要有充分的說服力，讓聽眾完全接受你的想法。每項論述的例證以3項為限——要記住，陳述簡報主體的時候，也是聽眾最可能打瞌睡、塗鴉、把玩手中的PDA，或只是望著窗外發呆的時候。要扭轉這種狀況，每一項論述都得力道十足而且生動有趣。聽眾能吸收的資訊就只有那麼多，所以每項論述之下的例證都要以3項為限。超過3項，就會讓聽眾很難判斷哪些重要，哪些不重要。巧妙銜接不同論述——為了讓各個論述能夠一個接一個順利銜接下去，還必須給聽眾一些容易理解的轉折。不必太費心去設想轉折，通常只要簡短的幾句話就可以了。◎結尾要漂亮結束簡報，必須確實回顧自己希望聽眾記住的訊息，還要明白告訴聽眾自己希望他們怎麼做。如果能夠在結尾時提出振奮人心的號召，就能熱鬧收場，不會有氣無力。下列5個步驟，可以為征服人心的簡報，來個漂亮的結尾：1.回顧主要論述2.重申主要訴求3.發出行動呼籲4.再次連結到開場時的引子或焦點5.最後，要感謝聽眾簡報製作原則1.專題討論報告，主要視覺資訊應以 照片、圖、表、甚至動畫為主，再由報告者以口語做完整說明。2.一張投影片只要一個重點，不要讓太多冗贅的內容放置在一張小小的投影片上，使得聽眾模糊了投影片裡的訴求與焦點。3.切勿以文字填滿簡報內容，每一張投影片內的文字不宜過多，過多文字往往使得聽眾為了閱讀而分心，也會讓人覺得你的準備不夠。投影片內容安排1.字體的大小：以能夠讓與會者看清楚為原則，內文所使用的字級不要小於20級，標題字原則上字級應該在40級上下5級的範圍。2.字型的使用：太小了人家就看不到，太怪了別人會看不懂，所以例如“金梅浪漫體”這種比較“藝術”的字體就盡量避免使用。如果換了別台3.投影片若使用了太多種字型，會有點擾亂使用者的視線，如這份簡報只用了四種字型。4.文字的色彩：過多的色彩會擾亂文字本身原有的效果，製作簡報之前，最好先在心中建立一套色彩規劃，並且堅持到底。天才也需要預備所謂台上十分鐘、台下十年功，要作一場成功的簡報需要在簡報前有充分的準備，在簡報過程中能適切的表達，這不僅需要周延的規畫及準備，更需要長期的練習。 .msgcontent .wsharing ul li { text-indent: 0; } 分享 Facebook Plurk YAHOO!
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